Mail Arşivleme

Mail (E-posta) Arşivleme Nedir?

Eposta günümüz iş yaşamında kullanılan iletişim araçlarının başında geliyor. Dünyanın her yerinde pek çok kurumun iç ve dış çevresiyle haberleşmesi için epostalara duyduğu gereksinim her geçen gün artıyor. İçeriğine baktığımızda şiparişler, satın almalar, indirimler, teklifler, sözleşmeler ve iş süreçlerine ait daha bir çok bilgi ve dokümanın eposta kanalıyla taşındığını görüyoruz. Ancak unutmamak gerekiyor ki bu hassa içerik, epostaların kazara ya da bilinçli olarak silinmesi, eposta hesabının kullanılmaz duruma gelmesi ve başka nedenlerle ulaşılamaz hale gelebilir.

Elbette böyle sorunlarla karşılaşmamak için alınabilecek önlemler var. Son yıllarda pek çok kurum epostalarının güvenli bir biçimde depolanarak dijital kayıt ve belgeler olarak saklanması ve böylelikle kurumlarını güvence altına almak için mail arşivleme çözümlerinden yararlanıyor.

Mail arşivleme alan adınız altında bulunan tüm email hesaplarınızdaki emailler ve eklerinin sistematik bir biçimde yedeklenmesi, indekslenmesi ve erişilebilir olması durumudur.

Mail arşivleme hizmetiyle, kurumsal emailleriniz, yani alan adınıza ait eposta hesaplarınıza gelen ve giden tüm epostalar otomatik olarak mesajın içeriği ve ekleriyle birlikte arşive çekilir, burada indekslenerek sadece okunabilir (read-only) formatında kayıt altına alınır. Böylelikle mesaj içeriğinin değiştirilmesi imkansız hale getirilerek, mesaj orjinal hailyle saklanmış olur.

Mail arşivleme hizmeti ile önemli bilgi ve belgelere kısa sürede ulaşmak mümkündür. Diğer bir faydası ise kuşkusuz, epostaların bilgi teknolojisi altyapısından kullandıkları depolama alanların azalması ve maliyetin düşürülmesidir.

Mail arşivleme çözümü, mail arşivi barındırma hizmeti veren sağlayıcıların bazıları tarafından sağlanmaktadır. Linux ya da Windows tabanlı çalışan arşivleme çözümlerinden yararlanmak için bu yazılımların email sunucunuzda bulundurulması gerekir. Dolayısıyla mail arşivleme ve mail hosting hizmetlerini aynı sağlayıcıdan almak kullanıcılar için avantajlı olacaktır.

Ancak herhangi bir eposta hizmeti almayan, yani eposta sunucuları in-house olan kurumlar da bu hizmeti bir sağlayıcıdan alarak, daha önce belirttiğimiz gibi depolama alanları-storage’larını daha efektif kullanmış olurlar.

 

Piler Nedir?

Piler (istifleyici), kurumunuzun ihtiyaç duyduğu tüm özelliklere sahip gelişmiş bir açık kaynak mail (e-posta) arşivleme çözümüdür.

Eposta ArşivlemeGelen ve giden tüm epostaları arşivleme

Eposta arşivleme kurallarını tanımlama

Eklentileri tekilleştirme

Mesaj tekilleştirme

Arşiv sıkıştırma & şifreleme

Canlı ve tarihlenmiş arşiv yedekleme

Eposta BulmaKurumun tamamı için kullanıcı epostalarında arama

Başlangıç seviyesindekiler için “kolay arama”

Arama sorgularını kaydetme

Eklentiler içinde arama

PST dosyalarını içe aktarma

Export emails en bulk to file

Restore emails en bulk to mail server

Epostaları ve başlık bilgisini görüntüleme

Eposta Uyumu (Compliance)Saklama politikalarını tanımlama

Etiketleme

Yasal Saklama (epostaların saklama politikaları tarafından silinmesini engeller)

Dijital imza ve doğrulama

Web KonsolArşive web konsol üzerinden erişim

Active Directory doğrulaması

LDAP, Google, IMAP doğrulaması

Windows tek giriş doğrulaması

“Fine grained” erişim kontrolü

“skinnable” web tabanlı grafik kullanıcı arayüzü (GUI)

Grafik kullanıcı arayüzü arşivden ayrılabilir

Sistem ArayüzleriInbuilt SMTP sunucu

Komut satırı shell’i (SSH tabanlı)

İzlemeDenetim loglarında detaylı arama

Gerçek zamanlı durum bilgisi

Gerçek zamanlı durum tabloları

MS ExchangeBirden çok Exchange Sunucusu
İçeri / Dışarı AktarımEML, MBOX, Maildir, PST, IMAP, POP3

Google Apps, Office 365

.EML’ ye aktarım

PerformansDakikalar içinde hızlı arama
GüvenlikPasswords hashed & şifreleme

STARTTLS desteği

TCP_WRAPPERS desteği

DiğerÇoklu dil desteği

Kolay kurulum ve konfigürasyon

Açık standartların kullanımı, zorunlu format yok

Aygıt modu

Kapsamlı dokümantasyon

ISP / SaaS desteğiSaaS sağlayıcıları için multitenant yapı
Eposta SunucularıPostfix, Sendmail, Qmail, Lotus Notes, iredmail, Zimbra ve diğerleri

Microsoft Exchange 2003, 2007, 2010, ve 2013

Google Apps

Office 365

İşletim SistemleriLinux, Solaris

VMware üzerinde denenmiş ve test edilmiş

VMware cihazı (OVA)


Eposta Arşivlemenin Yararları

Epostalarınızı arşivlemeniz için önemli nedenler var:

İş sürekliliği ve felaket kurtarma

Piler size güvenli bir merkezi eposta deposu sunar. Bu depo sayesinde eposta sunucularınız çökse bile ihtiyacınız olan bilgiye ulaşabilirsiniz.

Yasal düzenlemeler & uygunluk gereksinimler

Piler epostalarınız için uzun dönemli depolama sağlıyor.

Yasal bildirim ve incelemeler

Piler yasal bildirim, inceleme, denetim vb. durumlarında gerekli bilgileri sağlamanıza yardımcı olur.

Depolama Alanı Yönetimi

Piler sıkıştırma ve akıllı tekilleştirme ile depolama alanının tasarruflu kullanır. Ayrıca, eposta sunucunuzdan piler’a veri aktarmanıza izin vererek depolama maliyetlerinizi düşürür.

Epostalarınız kurumunuza ait büyük miktarda bilgi ve veri içeriyor. Doğru bir eposta arşivleme çözümünün size sağlayacağı avantajların bazıları şunlar:

  • İnceleme ve denetim isteklerine hızlı yanıt verme
  • Mevzuat ile uygunluk
  • Eposta sunucu yükünü azaltma
  • Depolama alanı kapasitesinde tasarruf
  • Felaketlere karşı koruma